为便于班主任老师打印学生素质报告书，特别设计了邮件合并文件，打印效果如下。

请按下列步骤操作。

一、下载文件（链接在本文最后面）

下载相关文件两个，一份是“数据.xls”，一份是“邮件合并.doc”，放在同一个文件夹中。

二、准备原始数据。

打开“数据.xls”，如下图所示，填入各路数据。文件中有一些示例数据，请事先删除。

重要提示：这个文件上的内容很多，大家要把滚动条向右拖，把全部的数据都准备好。

三、开始合并。

1、打开“邮件合并.doc”，会有提示如下图所示，请点选“是”

2、不出意外，你将看到如下图的页面。如果“邮件合并工具条”没有出现在工具栏第3排，请按最图上所示，在右键菜单“邮件合并”前打勾，使它显示出来。在后面的步骤中，它将会非常有用。

3、请点击图上第三排第8个按钮，也就是下方是ABC上方像书名号的那一个，它的名字是“查看合并数据”（把鼠标箭头移到这个按钮上方略停片刻就能看见“看合并数据”字样的提示），你就能看到上图的效果──图上面的文字不再是“《姓名》”这样的字样，而是“林冲”这样的字样，它表明数据已经合并成功了。

四、打印素质报告书

1、如何打印单个学生成绩单？

──只需定位到他所在的记录，放入空白的“素质报告书”，按第一行的“打印”按钮即可。

2、如何定位记录？

──只需点击中间那四个向前或向后的按钮如“上一记录”、“下一记录”等即可。

3、能不能查找某个学生的记录呢？

──当然能，请点击右起第6个按钮“查找记录”，按提示操作即可。

4、如何打印全班同学的素质报告书呢？

──点击右起第4个按钮 “合并到新文档”，把全部记录合并，另存为一个文件（WORD自动给出的文件名是“字母1”这样的名字，请自己改为容易记住的），检查无误后，带上它和空白的“素质报告书”，到文印室去一次性打印出来。

也可以不用合并，直接点击右起第3个按钮“合并到打印机”，直接打印。

希望它能给您的工作带来方便，谢谢。

学工处

2009-6-22

附件一：数据

附件二：邮件合并